Stellenbeschreibung
Als Verwaltungskraft (m/w/d) übernehmen Sie zentrale organisatorische, administrative und kommunikative Aufgaben in unserer Geschäftsstelle und unterstützen die reibungslose Koordination der SAPV-Versorgung.
Sie sind häufig die erste Stimme, die Patientinnen, Patienten, Angehörige und Kooperationspartner bei levares hören, am Telefon, in der Korrespondenz und bei der Organisation von Neuaufnahmen. Dabei bewahren Sie auch in angespannten Gesprächssituationen einen freundlichen, ruhigen und verbindlichen Ton und sorgen dafür, dass Anliegen zuverlässig aufgenommen und an die richtige Stelle weitergegeben werden.
Die Stelle verbindet sorgfältige Dokumentation, verbindliche Kommunikation und kaufmännische Aufgaben, von der Datenpflege über die Abstimmung mit Krankenkassen bis zur Rechnungsstellung.
Die Tätigkeit ist bewusst als organisatorische Schlüsselfunktion im Hintergrund angelegt: nicht primär am Patientenbett, aber unverzichtbar dafür, dass Versorgung, Verwaltung und Kommunikation bei levares reibungslos ineinandergreifen.
Ihre Aufgaben in unserem Team
Administrative Dokumentation und Datenpflege
Sie pflegen und erfassen Daten im gesamten Dokumentationssystem und sorgen für eine vollständige, nachvollziehbare administrative Dokumentation.
Zentrale Ansprechperson am Telefon
Sie betreuen das Geschäftsstellentelefon und sind zentraler Kontakt für Patientinnen, Patienten, Angehörige, Kooperationspartner und Zuweiser, darunter Hausarztpraxen, Pflegeeinrichtungen, Apotheken und Krankenhäuser.
Organisation von Neuaufnahmen
Sie nehmen relevante Informationen auf und leiten sie weiter, stimmen sich mit Zuweisern und ärztlichen Leitungen ab und begleiten die administrativen Abläufe bis zur vollständigen Aufnahme in die Versorgung.
Controlling und Kennzahlen
Sie überwachen Dienstpläne, kontrollieren und entwickeln Kostenkonten weiter und bereiten betriebliche Kennzahlen für organisatorische und wirtschaftliche Auswertungen auf.
Schriftverkehr und Kommunikation mit Kostenträgern
Sie übernehmen den administrativen Schriftverkehr und die E-Mail-Korrespondenz sowie die Kommunikation mit Krankenkassen, einschließlich der Bearbeitung und Nachverfolgung von Genehmigungen und Verordnungen.
Rechnungsstellung und Rechnungscontrolling
Sie erstellen Rechnungen, kontrollieren den Rechnungsprozess und behalten offene Vorgänge sowie Zahlungseingänge im Blick.
Ihr Profil
Persönliche Stärken und Arbeitsweise
Sie bringen ausgeprägten Teamgeist und hohe Kommunikationsfähigkeit mit. Als häufig erste Ansprechperson für Menschen in belastenden und teils schwierigen Situationen sowie für externe Kooperationspartner ist Ihnen ein stets freundlicher, verbindlicher und respektvoller Umgangston besonders wichtig.
Sie verfügen über sehr gute Deeskalationsfähigkeiten und ein sicheres, ruhiges Auftreten auch in angespannten Gesprächssituationen und können unterschiedliche Anliegen zuverlässig aufnehmen, nach Dringlichkeit priorisieren und an die zuständigen Personen weitergeben.
Eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, Organisationsgeschick, Diskretion und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit runden Ihr Profil ab.
Fachliche Qualifikationen und Erfahrung
Sie bringen Erfahrung in der administrativen oder organisatorischen Arbeit mit, idealerweise im Gesundheitswesen oder in einem vergleichbaren Umfeld mit direktem Patienten- oder Kundenkontakt. Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware sowie Erfahrung im Umgang mit Dokumentationssystemen sind von Vorteil.
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